YAZI: Yakınını Kaybedenler İçin Bürokrasi Deneyimi/Rehberi — Vefat Sonrası Bürokratik Belge İşleri

Sevgili babam İlyas Kılıç’ı 20 Şubat itibarı ile kaybetmemizin ardından, vefatının ilk anından itibaren başlayan belge işlerinin ve yapılması gereken bürokratik işlemlerin beni gerçekten şaşırttığını söyleyebilirim.

Konuyla ilgili en pratik ve hızlı şekilde ilerlenmesi ve acımızın içinde bir de bürokrasiye takılmamak için bu yazıyı yazdım. Süreçte danıştığım, sorularımı yanıtlayarak bana yardımcı olup yol gösteren avukat ve mali müşavir arkadaşlara (isimlerini bu yazıyı yayımladıktan sonra onlara atarak izin alabilirsem yazacağım) teşekkürlerimi sunuyorum. Kendime çizdiğim bu yolu ve yaşadığım deneyimi burada sizlerle paylaşarak, sizin veya bir dostunuzun yakını vefat ettiğinde izlenecek yol yordam bağlamında en az enerji harcayarak, en hızlı şekilde işlemlerinizi halletmeniz, yönlendirmeniz ve bir de acınızın içinde saçma sapan beklemeler/araştırma süreçleri yaşamamanız için sizinle bu rehberi paylaşmaya karar verdim. Her canlı ölümü tadacak tabi, fakat umarım ölüm sizden uzak olur. Bu yazdıklarım birinin işine yarar düşündüm, her adımı gerçekleştirdikçe yazarak bu metni tamamlayacağım. Yaşadığım evde, afet veya kaza gibi bir durumdan hariç gerçekleşen bir ölümde bu işlerin ne kadar çok olduğu (1ay oldu hala…) göze batarken, deprem bölgesindeki insanlar bu tip bir durumda ne yapıyor düşünebilmek oldukça güç… Yine de her halükarda bunu okumak sanki gerçekle zamansız yüzleşmek gibi olacaktır hepimiz için, notum şu ki bu işlerin pek zamanlaması da olmuyor sanırım. Bu yazıda olayları duygusal yönlerini çok katmadan teknik olarak aktarmaya çalışacağım. Hepinize karşı edindiğim bir görev/iş gibi görebilirsiniz. Bu konuda beni yanınızda hissedebilir ve yardımcı olabileceğim bir şey olursa bana yazabilirsiniz.

Ek olarak paylaşımı saçma ve faydasız bulanlara da şimdiden ne düşündüklerinin umrumda olmadığını ileterek deneyim paylaşımıma devam ediyorum. ^_^

Yapay zeka Dall-E ona anlattıklarımla böyle bir görsel hazırladı.

Yakınları Vefat Edenler İçin Bürokratik İşlemler

1- Öncelikle bu senaryo ölümün evde gerçekleştiği bir senaryo için, 112 acil müdahale ekipleri geldikten ve müdahale ettikten sonra kişi kurtarılamadı ise geçerli. Eğer vefat hastanede gerçekleştiyse doğrudan 3. maddeye atlayabilirsiniz.

Evde vefat gerçekleştikten ve acil durum müdahale ekipleri ayrıldıktan sonra size ölüm saati yazan imzalı minik bir kağıt bırakıyor. Bu kağıtta ölüm saati yazıyor. Sonrasında bulunduğunuz belediye aranarak adli doktor talebinde bulunuluyorsunuz. Gelen doktor(ya da savcı veya savcı doktor — öyle bir şey var ise?) (ölüm gece 04:10'da gerçekleşti ve doktorun gelmesi ölümden sonra 4–5 saat sürdü) ölümün gerçekleştiğini ve şüpheli bir durum olmadığını teyit ediyor ve gidiyor. Doktor sağ olsun bizi de arabasıyla belediyeye götürdü. Ölüm belgesini belediyeye gidip oradaki doktordan almamız gerekiyor.

2- Ardından belediyeye gidilip vefat/ölüm belgesi alınıyor. Bu raporu da orada bir başka doktor onaylıyor. Ve size 5–6 kopya “ölüm belgesi” veriliyor. Bu belge anahtar nitelikte. O sebeple 5–6 kopya yetmeyebilir ya da ucu ucuna yetebilir. Siz imkanınız var ise 3–4 tane renkli ya da renksiz kopyasını da aşağıdaki maddelere geçmeden ilk iş olarak fotokopi çektirin ve asılları yerine kopyasını kabul eden yerlere kopyasını verin. Her belgenin orijinal olanı olabildiğince elinizde kalsın. Bunu tüm belgeler için dikkat edeceğiniz bir kural haline getirebilirsiniz. Genelde gittiğim yerlerde fotokopi çekeceklerini veya tarayacaklarını söyledikleri için orijinalini verdim ve taradılar, sonrasında geri aldım. Fakat sizin bulunduğunuz bölgede bu durum böyle işlemeyebilir. Tabi bu fotokopi işini 6. ya da 7. maddeden sonra yapın. Fotokopi düşünecek haliniz olmayacak o aşamalara kadar ne yazık ki…

3- Ölüm belgesi alındıktan sonra 188 aranıyor. Ölüm belgesinin alındığı söylenerek cenaze defni için cenaze arabası isteniyor. (Tabi ölüm evde gerçekleştiyse)

Cenaze arabası geliyor fakat vefat eden kişi 2. veya daha üst katlardaysa herhangi bir sedye v.s. getirmedikleri ve tabutu evin içine sokmak da oldukça zor olduğundan, bu durumda sağlam bir battaniyeyle bedeni dikkatlice 3–4 kişi taşıyarak indirmek mümkün olacaktır.

4- Cenaze arabası ile vefat eden kişi mezarlığa taşınıyor. Araba kamyonet tarzı arkada 3 kişilik yer oluyor.

5- Mezarlık:
- Ölüm belgesinin iletilmesi
- Varsa — Mezar yeri tespiti, keşfi ve onayı. Burada ölen kişinin daha önce vefat eden bir birinci dereceden yakını veya önceden satın alınmış mezar alanı var ise bu alan tespit edilir, alana gidilip keşif yapılıyor. (Evet cenaze morg ya da gasilhanedeyken hızlıca gidilip geliniyor şeklinde.)

- Yoksa — Mezarlık yeri temini — Bu konuya vakıf değilim. Bilen var ise ve iletirse (yoruma da yazabilirsiniz) özet olarak editleriz. Belediyelerin cüzi bir miktarda ücretle o alanı tahsis ederek mezarlık için uygun yerlere yönlendirdiklerini duydum. Neden ücretli tabi sorgulanır… 180TL gibi bir rakam duydum ama emin değilim. Hatta ilginç başka bir bilgi o mezar alındı diyelim, yanını da almak istiyorsan o zaman çok pahalıymış 5000TL’lerden filan söz ediyorlardır birkaç kişi gördüm öyle konuşan. Yaşlı bir amca gelmişti önceden gömülen eşinin yanına kendi mezar yerini satın almaya. Ona söylüyorlardı.

Ölünün yıkanması, kefenlenmesi, cenaze namazı için camiye defnedilmesi için beklemek. Vefat eden kişinin yıkanma işlemi yapılıyor, kefenleniyor ve cenaze araç bekliyor. Yıkamaya siz de girebiliyorsunuz. Bayağı güzel yıkadıklarını söyleyebilirim. Özenli ve dikkatlilerdi. Dilerseniz siz de su dökebiliyorsunuz. Sonra kefenleme işlemini yapıyorlar. Tabuta koyuyorlar. Başka tabutların da olduğu bir bekleme yeri var. Orada namaz vaktini bekliyorsunuz. Ben yaklaşık ikindi namazı için 2,5 saat de burada bekledim.

6- Cenaze namazı

7- Cenaze aracı ile mezarlığa gidiş ve defnedilmesi

8- Nüfus kayıt idaresine gidip vefat ölüm belgesi ya da önceden söylediğim gibi kopyası iletilerek, kişinin nüfus kaydından düşülmesi sağlanıyor. Bu işlem yapılmazsa otomatik olarak da 10–30 gün içerisinde gerçekleşiyor(muş). Ben beklemedim.

9- Kayıt nüfustan düştükten sonra Noter’e gidilip mirasçılık belgesi alınıyor. Bu belgede aile bireylerinin kalan mirasa dair hisse payları netleşmiş oluyor. Bu noktada bu belgeyi önceden almak ve bir sonraki maddede belirteceğim vekaletnameyi çıkartmak önemli çünkü elektrik, su, internet, doğalgaz, cep telefonu hatları ve tüm fatura kapatmalarında içeride bulunan depozitolar için dahi bu payların dağılımına göre iadesi söz konusu. (Bu belgenin ücreti yaklaşık 600TL.)

10- Daha sonra bu mirasçılık belgesinde mirasçı olarak belirlenen kişilerin her işlemi süreli bir araya gelip bu işlemleri yapmak zorunda kalmamaları için fatura, banka, varsa tapu ve taşınır/taşınmaz tüm varlıklar için aileden tek bir kişinin işlem yapması faydalı/pratik olabilir. Bu kişilerin tek bir kişiye bu alanlarda süreli ya da süresiz vekalet vererek işlemi tek başına gerçekleştirmesi sağlanabilir. (1250–2000TL arası eklenen işlemlerin sayısına göre değişiyor.)

11- SSK Bürosuna gidilip “beyan taahhüt belgesi” doldurulup sigortaya verilecek. Verileceği sigorta binası vefat eden kişinin sigorta kaydı neresi ise orası. Ve oraya gitmek zorunda değilsiniz. Bu işlemi PTT’den iadeli taahhütlü dosya olarak zarfa koyarak belgeleri ilgili SGK’ya ulaştırabilirsiniz.

Anne ve çocuk olması durumlarında emekli maaşının %50'si anneye , %25'i çocuğa, kalan %25'lik kısmın nereye gittiği belli olmadan “hani bana hani bana” diyen devlet yapısında ömür boyu ortadan kaybolacağı şekilde maaş paylaştırılıyor.

12- Elektrik idaresi (CK Boğaziçi için)
- Ölen kişinin hesabı kapatılıyor.
- Depozitosu (vekalet ve mirasçı belgesiyle gidildiği için) mevcut varsa fatura meblağı düşülerek, gerekli kontroller yapıldıktan sonra verilen IBAN üzerinden EFT ile iade ediliyor.
- DASK — Zorunlu deprem sigortası: Ev size aitse sigortayı siz yaptırıyorsunuz. Değilse ev sahibi yaptırıyor. Yoksa elektrik bağlamıyorlar. DASK da apayrı bir konu. Kendin evin m2'sini beyan ediyorsun, herhangi bir kontrol yapılmadan sigortalanıyor. 275TL civarı bir yıllık ücreti var.
- Kendi üzerinize alacaksanız DASK sonrası sizin üzerinize işlem yaparak ve depozitonuzu ödeyerek saati üstünüze alabilirsiniz. Depozito 450TL civarı.

13- Su idaresi (İSKİ için)
- Ölen kişinin hesabı kapatılıyor.
- Depozitosu (vekalet ve mirasçı belgesiyle gidildiği için) mevcut varsa fatura meblağı düşülerek veznede nakit olarak iade ediliyor.
- Yeni hesap açılıyor ve yeni hesap için depozito ödeniyor. Depozito taksitlere bölünebiliyor. 500TL civar bir depozito.

14- Sabit telefon transferi (Türk Telekom)
- Su ve elektriğin aksine Türk Telekom’da devir işlemi yapılabiliyor.
- Vekaletname, mirasçılık belgesi ve ölüm belgesi sunularak devir işlemlerini sağlayabilirsiniz. En hızlı ve kolay işlem yapan, devir olayını gerçekleştirerek en mantıklı hareket eden kurum oldu kendileri.

15- İnternet (Dsmart için):
- Vefat eden kişinin üzerinden hizmeti almaya devam edebiliyorsunuz. Faturayı ödediğiniz sürece sorun çıkmıyor.
- Taahhütname yenileneceği zaman sorun çıkabilir fakat hala taahhüdümüz bitmediği için bunu bilmiyorum. Bilen varsa yorumlara yazsın lütfen.

16- Bankalar:
Garanti Bankası:
- Mirasçılık belgesi, vekaletname ve ölüm belgesi sunularak kişinin hesabında inceleme yaptırılıyor.
- Kişinin sahip olduğu vadeli/vadesiz hesaplar, yatırımları ve diğer finansal araçlarının nakit karşılığını kapsayan bir durum belgesi bize veriliyor. Daha sonra bu belge ve diğer belgeleri toplayarak “borcu yoktur/temiz kağıdı” yazısı almak için vergi dairesine gidilmesi gerekiyor.

Vakıfbank:
- Mirasçılık belgesi, vekaletname ve ölüm belgesi sunularak kişinin hesabında inceleme yaptırılıyor.
- Garanti Bankası’ndan farklı olarak burada bir hesap dökümü çıkartılarak hesaptaki meblağ çıkartılıp imzalanıp kaşeleniyor. Belki farklı senaryolarda ekstra başka belgeler de teslim ediyorlardır. Bu örnekte kasada para yok denebilecek kadar az ve herhangi harici bir yatırım enstrumanı kullanılmadığı için sadece hesap dökümü yeterliymiş.

17- Belediye (Rayiç bedel gösterir belge — Tapu rayiç bedeli)
Ölen kişinin eğer bir tapu kaydı/hissesi var ise, ilgili belediyenin “Emlak Şefliği/Gelirler” kısmına tapu fotokopisi ya da aslı ile giderek (eğer yoksa da sistemden görüyorlar fakat tapu işi kolaylaştırır) 2 adet belge alınıyor. Bu belgeler belediyede “Kayıt Birimi”nden işleniyor. Belgelerden biri vergi dairesinde bırakılacak diğeri orada onaylanıp belediyeye tekrar geri getirilecek.

18- İstanbul Vergi Dairesi Başkanlığı Veraset İşlemleri Randevu (HİSAR VERASET VE HARÇLAR VERGİ DAİRESİ MÜDÜRLÜĞÜ) — Veraset intikal vergisi hesaplanacak. “Temiz Belgesi” alınacak. Tek evi veya evde yarı hissesi olması gibi durumlarda vergi çıkmayabiliyormuş. Aslında bir detay daha öğrendim memurdan, 1 milyon TL altında mal varlığı olanlardan da vergi alınmıyor. Sadece 195TL civarı bir damga pulu vergisi alıyorlar.

Bu aşamada https://randevu.ivdb.gov.tr adresinden randevu* oluşturmanız ve randevu sayfasında yer alan linkten “VERASET VE İNTİKAL VERGİSİ BEYANNAMESİ”ni doldurarak ve mükelleflere(ailesine/mirasçılarına) ilgili alanları doldurtup imzalatmanız gerekiyor. 2. sayfasında da mal varlıkları var. Ben bu sayfayı doldurmadım, memur doldurdu sağ olsun. Yanlış doldururum uğraşmayalım diye ona bıraktım. Yardımcı oldu.

Bu ve aşağıdaki gerekli belgelerle, söz konusu olabilecek ve gidilmeden önce toplanması muhtemel belgeler şu şekilde:
— Veraset ilamının ASLI ( Noter veya Mahkemeden alınacak)
— Tapu fotokopisi veya Tapu dökümü ( Tapu Müdürlüklerinden alınabilir ayrıca randevuya gelindiğinde Veraset — Dairesince de yardımcı olunabilmektedir.)
— Rayiç bedeli gösterir belge (Belediyeden alınacak ve ölüm yılına ait mühürlü ve ıslak imzalı olacak)
— Varsa bankadaki net para veya menkul kıymetler tutarını gösterir belge
— Varsa araç veya silaha ait ruhsat fotokopisi
— Araç varsa kasko değer belgesi https://www.tsb.org.tr/tr/kasko-deger-listesi alınabilir
— Varsa şirketin bilançosu ve gelir tablosu (Şirketin aktifine kayıtlı gayrimenkullerin rayiç bedel — tapu fotokopisi ve araç varsa ruhsat fotokopisi)

*Vefat eden kişi adına tek randevu yeterli olup, tüm mirasçıların randevu almasına gerek yok. Sistemden randevunuzu alıp, randevu saatinizde ilgili vergi dairesine gideceksiniz.

Uygulamada:
Randevu saatinizde gidiyorsunuz, ben randevu saatimden önce gittim ve kiosktan numara aldım. Bana randevum olup olmadığı sorulmadı fakat, sanırım sistemde randevum olduğu görülüyor. Çünkü başka birisine randevunuz olmadığı için işlem yapamayız demişler. Randevu almaya çalıştı yanımda. Benim randevumu kontrol edip etmediklerini söylemedi görevli memur, ben de sormadım o yüzden bu şekilde sadece randevu almadan gitmeyin diyebilirim. Genelde randevular boş zaten hemen alabiliyorsunuz.

Kiosk sıranız gelince görevli sizi soyadınızı “bağırarak” çağırıyor, numaratör düzgün çalışmıyordu. Sonrasında mirasçılık belgesi, doldurduğunuz ve aile/mirasçıların imzaladığı form (2 sayfa, 2. sayfasında malvarlıklarına dair alanlar var, ben bu alanları yanlış doldururum diye doldurmadım, sağ olsun memur doldurdu), vefat eden kişinin sahip olduğu malvarlıklarına dair belgeleri (bankadan alınan hesap özetleri, varsa arsa ve ev tapusu, varsa araç ve silah ruhsatı) memura veriyorsunuz o işlemleri gerçekleştiriyor. Biraz beklemenizi söylüyor, gidip bekliyorsunuz. Belgeleri hazırladığında sizi tekrar çağırıyor, o belgeleri kayıt kısmına götürüp işletiyorsunuz. Ve işlem tamam.

Bilmediğimiz banka hesabı v.b. var ise bunlar ne olacak diye sordum. Daha sonradan ortaya çıkan bazı mal varlıkları olursa ek yaparsınız dendi. Bir de 1 milyon TL altında malvarlığı var ise vergiye tabi olmuyor sadece damga pulu vergisi olarak 195TL civarı bir ödeme yapıyorsunuz.

Ben hala işlemleri yapmaya devam ediyorum. Bugün 23.03.2023, kalan başlıkları girmeye devam edeceğim.

To be continue… (-__ — )

KALAN BAŞLIKLAR (Güncellenecek)

SİLAH (Varsa)
TAPU (Varsa)
BANKA HESAPLARI ( Varsa)
CEP TELEFONU HATTI (Varsa)